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Die Bezwinger des Papierberges

Geld sparen, die Umwelt schonen und dabei auch noch Personalressourcen anderwärtig gewinnbringend einsetzen können? Für viele Unternehmen gleicht dies einem Traum. Das eSignature-Projekt aus der Softwareschmiede Avenum Technologie lässt diesen Traum wahr werden. 

Begonnen hat alles mit einer Vision: REWE International AG, Österreichs Marktführer im Lebensmittel- und Drogeriefachhandel, hatte sich zum Ziel gesetzt, nicht nur Tonnen an Papier, die jährlich in Form von Rechnungen von Lieferanten geschickt wurden, zu vermeiden, sondern wollte durch eine neuartige Technologie auch seine Geschäftsprozesse optimieren. In die Realisierung dieses ehrgeizigen Vorhabens wurde der Softwarespezialist Avenum mit einbezogen, der im Handumdrehen gemeinsam mit Kelly, dem österreichischen Hersteller von Knabbergebäck, die Umsetzung einer papierlosen Rechnungslegung startete. „Nach erfolgreicher Testphase konnten wir eSignature freigeben – seit 1. Jänner 2010 signiert Kelly seine Rechnungen elektronisch und sendet diese vollautomatisch im Produktivbetrieb zur REWE International AG", berichtet Avenum-Geschäftsführer Danimir Stevanovic zufrieden. Die Technologie dahinter liefert das avEDIum System im Zusammenhang mit dem EDIFACT Rechnungsstandard, der weltweit gültig ist. 

Prüfung bestanden 

Der elektronischen Rechnungslegung mit unverkennbarer Signatur steht also nichts mehr im Weg, zumal auch das Finanzamt und die EU eSignature überprüft und rechtlich freigegeben haben. Zuvor waren nur persönlich übergebene, postalisch oder per Fax übermittelte Rechnungen vorsteuerabzugsberechtigt. Sobald nun jedoch die digitale Unterschrift auf das Dokument gesetzt wird, gilt es als unveränderbar und erfüllt somit alle rechtlichen Kriterien. Rechnungsdruck, Porto und Verpackung gehören jetzt der Vergangenheit an. 

„In der B2B-Komunikation setzen wir schon seit Jahren auf den Ausbau des automatisierten, elektronischen Geschäftsdatenaustauschs auf Basis von neuen Avenum-Technologien. Mit diesen Neuerungen werden unsere Prozesse noch effizienter, wir können ein riesiges Einsparungspotential nutzen und bezwingen gleichzeitig den Papierberg, was der Umwelt hilft und zur selben Zeit die Archivierung erleichtert.", so Wolfgang Hoesl, IT-Manager Kelly GmbH. Stevanovic dazu: „Das macht unsere Kunden zum Reinhold Messner des Papierberges!" 

Setzt man eBilling und eSignature richtig ein, ergibt sich laut einer Ovum-Studie ein Einsparungspotential von 700 Mio. Euro im Jahr. Stevanovic: „Unsere EDI-Technologie vereinfacht die Unternehmensprozesse und macht den Informations- und Datenaustausch schneller, flexibler und kostengünstiger." Größtmögliche Einsparungen erzielt man mit der neuen eSignature-Technologie, wenn 70 Prozent der B2B-Rechnungen elektronisch versendet werden und in einer automatisierten Weiterverarbeitung münden. Dabei weist der Avenum-Geschäftsführer nachdrücklich darauf hin, dass eine digitale Signatur ein technischer Vorgang ist, der eine elektronische Datei eindeutig kennzeichnet. Eine eingescannte Unterschrift ist also keine digitale Signatur. 

Frischer Wind in alten Strukturen 

Gedruckte Rechnungen könnten demnach bald großteils Schnee von gestern sein – und das zu Recht. Denn immerhin ist eSignature die optimale Lösung zum Schutz der EDI Nachrichten bei der Übermittlung. In einem Schritt kombiniert sie vier unbestreitbare Vorteile: Integrität, Authentifizierung, Nachweis der Herkunft sowie des Empfanges. Wichtig ist auch die globale Gültigkeit – EDIFACT, ein weltweit gültiges, branchenübergreifendes Regelwerk, ermöglicht es, die signierten Rechnungen sowie generell EDI-Nachrichten ohne Verständnisprobleme mit internationalen Geschäftspartnern auszutauschen. „Unsere Kunden sind für die Zukunft der elektronischen Signatur gewappnet" , so Stevanovic abschließend. 


Unternehmensprofil Kelly

Das 1955 gegründete österreichische Unternehmen erzeugt und vertreibt Snackprodukte am nationalen und internationalen Markt. An den zwei Produktionsstätten in Wien und Feldbach sind 320 Mitarbeiter beschäftigt, der Gesamtumsatz 2009 betrug 123,9 Mio. Euro. Insgesamt wurden im vergangenen Jahr über 25.000 Tonnen abgesetzt, allein in Österreich waren es an die 17.000 Tonnen. 


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