Kosten sparen für Unternehmen

  • 2019-09-09T13:08:00+02:00

Auch Lieferscheine und überhaupt die gesamten Geschäftsdaten werden oftmals per Mail versandt. Damit vergeben sich Unternehmen zahlreiche Chancen

Bye, bye Brieftaube
Auf den Postweg machen sich im Vergleich zu früher bereits weniger Geschäftsdaten, doch auch der Versand von PDFs via Mail per Hand bedeutet einiges an Aufwand – dabei können durch automatisierte Lösungen die Kosten enorm verringert werden, zumal die notwendigen Daten meistens ohnehin in ERP- oder CRM-Systemen zu finden sind. Was man nun also machen sollte?


Schlicht und einfach EDI
Durch EDI (Electronic Data Interchange), auf Deutsch elektronischen Geschäftsdatenaustausch, werden Dokumente wie etwas Rechnungen, Aufträge, Lieferscheine oder Bestellungen, die früher auf Papier gedruckt, versandt und gesammelt werden mussten, elektronisch erstellt. Übermittelt man diese im vom jeweiligen Geschäftspartner gewünschten Format, können sowohl Sender als auch Empfänger sie lesen, verarbeiten und archivieren.
Es gibt mehrere international gültige Standardformate – nur so ist gewährleistet, dass Geschäftspartner untereinander EDI betreiben können. Welche verwendet werden, ist individuell, jedoch gibt es je nach Branche und Land unterschiedliche Formate, die bevorzugt werden.
Neben der Ersparnis von Geld, Zeit und damit Nerven, sinken durch EDI die Fehleranfälligkeiten und somit auch die damit verbundenen Folgekosten.


Probier´s mal mit EDI
Die Vorteile von EDI sind zahlreich: Die Mitarbeiter, die derzeit den Prozess noch manuell durchführen, können ihre Ressourcen anderweitig einsetzen. Damit geht es nicht nur deutlich schneller, günstiger und relaxter, das Personal kann sich zudem auf andere strategische Ziele und Aufgaben konzentrieren. Rechnungen werden zum Beispiel termingerecht oder sogar frühzeitig bezahlt, wodurch Skonti berücksichtigt und Mahnkosten verhindert werden können.
Die Amortisierung von EDI schreitet also durch geringere Betriebs- und Fehlerkosten schnell voran, der Kopf bleibt frei für andere, wichtigere Dinge. Wurde der EDI oftmals noch inhouse, also im Unternehmen mit eigenen Konvertern, gelöst, stehen mittlerweile SaaS (Software as a Service) Lösungen innerhalb einer Cloud im Focus.


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